Hantering av personuppgifter
Den 25 maj 2018 ersätts den nuvarande Personuppgiftslagen (PUL) med ett EU-direktiv som i Sverige antagits av riksdagen under namnet ”Dataskyddsförordningen”. Det benämns också under beteckningen GDPR – General Data Protection Regulation.
Centralt i Dataskyddsförordningen (GDPR) är att all insamling och lagring av personuppgifter kräver antingen lagstöd eller samtycke.
Eftersom fastighetens medlemskap i föreningen är tvingande finns det lagstöd för att registrera fastighetsägarnas namn och adress i Vägföreningens administrativa system, VägFas. Dessa uppgifter levereras till registret från Lantmäteriets fastighetsregister.
För debiteringslängden, som enligt lag måste finnas tillgänglig för alla medlemmar inför varje stämma, krävs således inte heller något samtycke.
Det finns två särskilt viktiga begrepp i Dataskyddsförordningen att förhålla sig till:
- Personuppgiftsansvarig och
- Personuppgiftsbiträde.
I GFVs fall är Vägföreningen personuppgiftsansvarig och företaget VägNu (som ansvarar för VägFas) personuppgiftsbiträde. GFV har ingått avtal med VägNu om denna ansvarsfördelning.
Lantmäteriet är underleverantör till VägNu, som ser till att Vägföreningen har aktuella uppgifter i sitt register. Andra underleverantörer till VägNu hanterar lagring, serverdrift, utskriftsrutiner och betaltjänster. Samtliga underleverantörer har sin hemvist i Sverige.
Inga andra register förs av Vägföreningen än de som VägNu underhåller. Om det i framtiden kommer att uppstå behov av att lagra exempelvis e-postadresser eller telefonnummer kommer detta att kräva samtycke av alla som ingår i registret.
Syftet med medlemsregistret är att till samtliga medlemsfastigheter kunna skicka:
- Kallelse till stämma
- Avisering av medlemsavgiften och registrering av betalningarna.
En person kan när som helst be om ett utdrag om vilka uppgifter som finns lagrade om denne. En person kan också begära att bli ”bortglömd”. Detta är dock inte tillämpligt på den information som Vägföreningen hanterar, eftersom det bara finns information som insamlats på laglig grund. Informationen raderas således inte, även om enskild medlem skulle begära det.
Registeransvarig för Glommens Fiskeläges Vägförening är Jan Olofson, kassör.